Δικαιολογητικά

1. Τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για κάθε κατηγορία δαπάνης, συγκεντρώνονται και προελέγχονται από την υπηρεσία που επιμελήθηκε την εκτέλεση της δαπάνης ή διαχειρίστηκε λόγω αρμοδιότητας την πίστωση και υποβάλλονται από αυτή στην οικονομική υπηρεσία, προκειμένου να γίνει εκκαθάριση της δαπάνης. Η υποβολή των δικαιολογητικών γίνεται υποχρεωτικά με διαβιβαστικό έγγραφο του προϊσταμένου της αρμόδιας υπηρεσίας, στο οποίο περιλαμβάνονται:

α) Ο αριθμός της σχετικής απόφασης του διατάκτη,

β) το όνομα του δικαιούχου,

γ) ο οικείος αναλυτικός λογαριασμός του προϋπολογισμού

δ) το ύψος της εκκαθαριζόμενης δαπάνης και

ε) πλήρης κατάλογος με τα συνημμένα δικαιολογητικά. Κατά τη διενέργεια του ελέγχου η αρμόδια για την εκκαθάριση υπηρεσία δύναται να ζητήσει κάθε αναγκαία πληροφορία ή στοιχείο σε σχέση με τα διαβιβασθέντα δικαιολογητικά.

2. Εάν η συγκέντρωση και η υποβολή των δικαιολογητικών στην οικονομική υπηρεσία δεν είναι δυνατό να γίνουν μέσα σε τρείς (3) ημέρες από τη λήψη του σχετικού φορολογικού στοιχείου ή εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην παρ. 3 της υποπαρ. Ζ. 5 της παρ. Ζ του άρθρου πρώτου του ν. 4152/2013 (Α’ 107), περί συναλλαγών μεταξύ επιχειρήσεων και δημόσιων αρχών, ο προϊστάμενος της αρμόδιας υπηρεσίας υποχρε-

ούται με προσωπική του ευθύνη να αποστείλει μέσα στην προθεσμία αυτή στην οικονομική υπηρεσία φωτοαντίγραφα των παραληφθέντων φορολογικών στοιχείων, δελτίων αποστολής, τιμολογίων και αντιστοίχων στοιχείων, προκειμένου να ενεργηθούν από αυτή οι απαραίτητες λογιστικές εγγραφές. Στην περίπτωση αυτή, η αναγνώριση της δαπάνης εκ μέρους του δήμου ή της περιφέρειας συνάγεται από την υποβολή των φωτοαντιγράφων των φορολογικών στοιχείων, υπογεγραμμένων από τον προϊστάμενο της αρμόδιας υπηρεσίας. Η παράλειψη αποστολής ή η εκπρόθεσμη αποστολή των φορολογικών στοιχείων στην οικονομική υπηρεσία συνιστά αυτοτελές πειθαρχικό αδίκημα.

Όταν τα απαιτούμενα δικαιολογητικά υπάρχουν ήδη στη λογιστική υπηρεσία, η εκκαθάριση ενεργείται αυτεπάγγελτα από αυτή.

3. Κάθε έλλειψη, ανωμαλία ή λάθος γνωστοποιείται εγγράφως από την οικονομική υπηρεσία στην υπηρεσία που διαχειρίστηκε την πίστωση, προκειμένου η τελευταία να φροντίσει για τη συμπλήρωση και την τακτοποίηση των δικαιολογητικών μέσα σε εύλογη προθεσμία. Σε περίπτωση διαφωνίας μεταξύ των υπηρεσιών, εφαρμόζεται η παρ. 3 του άρθρου 471, περί πράξης εκκαθάρισης.

4. Τα δικαιολογητικά πρέπει να είναι πρωτότυπα και χωρίς αλλοιώσεις. Κατ’ εξαίρεση, όταν τα πρωτότυπα υποβάλλονται υποχρεωτικά ή φυλάσσονται σε άλλη δημόσια αρχή, γίνονται δεκτά αντίγραφα επικυρωμένα από την αρχή αυτή.

Τα ξενόγλωσσα δικαιολογητικά πρέπει να είναι επίσημα μεταφρασμένα στην ελληνική γλώσσα. Αντίγραφα παραστατικών, τα πρωτότυπα των οποίων προσκομίζονται σε ασφαλιστικές επιχειρήσεις για την καταβολή ασφαλιστικών αποζημιώσεων, θεωρούνται νόμιμα δικαιολογητικά εκκαθάρισης εάν συνοδεύονται από βεβαίωση της ασφαλιστικής επιχείρησης, ότι τα πρωτότυπα βρίσκονται στα χέρια της. Εάν έχει εκδοθεί τιμολόγιο πώλησης, το αντίστοιχο παραστατικό διακίνησης δεν είναι απαραίτητο δικαιολογητικό για την εκκαθάριση της δαπάνης. Η εκπρόθεσμη έκδοση του τιμολογίου δεν επηρεάζει την κανονικότητα της δαπάνης.

5. Η πώληση αγαθών ή η παροχή υπηρεσιών προς τους δήμους και τις περιφέρειες θεωρείται πάντα χονδρική πώληση. Η δαπάνη που αποδεικνύεται από αποδείξεις λιανικής πώλησης είναι μη κανονική.